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DATENAUFBEWAHRUNGSVORSCHRIFTEN ERFÜLLEN MIT

DART – DATA RETENTION TOOL

Das Data Retention Tool (DART) ermöglicht es, steuerlich relevante Daten aus aktiven SAP-Anwendungen (regelmäßig) zu extrahieren und aufzubewahren.
DART extrahiert die Daten in sequentielle Dateien und stellt Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die aufbewahrten Daten auf verschiedene Weise angezeigt werden können. Dazu wird ein periodisches Extrakt („Snapshot“) erstellt, der die Daten einer Buchungsperiode in konsistenter Form beinhaltet. Später können die Daten flexibel extrahiert werden. DART hat den Vorteil, dass die Extraktions- und Auswertetools allgemein verfügbar sind und u.a. die Archivdaten einbezogen werden können.

DART hilft Ihnen, viele Ihrer Datenaufbewahrungsvorschriften zu erfüllen und den gesetzlichen Anforderungen an die Datenhaltung für steuerliche Prüfungszwecke nachzukommen.

Matthias Mischorr, Bereichsleiter Finanzen & Controlling OSC GmbH
Die Entwicklung von DART beruhte ursprünglich auf der amerikanischen Steuergesetzgebung und wurde dann für eine internationale Verwendung angepasst. DART ist somit auch an die seit dem 1.1.2002 in Deutschland gültigen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) angepasst. Dazu wurden die Anforderungen von der Arbeitsgruppe GDPdU innerhalb der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe (DSAG) in einem Anforderungskatalog formuliert, welcher festlegt, welche Daten ein typisches Unternehmen bei einer Wirtschaftsprüfung benötigt.

DART erfüllt damit die Anforderungen der deutschen Steuerbehörden wie folgt:

  • Steuerprüfungen können auf Basis angeforderter Datenträger erfolgen.
  • Für die Datenträgerüberlassung ist es vorgeschrieben, dass die Daten vom steuerpflichtigen Unternehmen in „maschinenverwertbarer Form“ auf geeigneten Datenträgern bereitgestellt werden.
  • Bei der Datenträgerüberlassung sind dem Prüfer die gespeicherten steuerlich relevanten Daten samt aller zur Auswertung notwendigen Informationen in maschinenlesbarer Form auf geeigneten Datenträgern zu übergeben.
  • Bereitstellung der Daten für eine steuerliche Außenprüfung.
  • Lesbarkeit von archivierten Daten und maschinelle Auswertung.

DART ist auf die von der DSAG als „steuerlich relevant“ eingestuften Daten ausgerichtet, kann aber auch individuell angepasst werden, um steuerlich relevante Daten aus der aktuellen SAP Datenbank zu extrahieren und für spätere Auswertungszwecke in externen Dateien aufzubewahren.

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