DocuSign

Homeoffice, Digitalisierung, dezentrales Arbeiten. Trotz dieser neuen Arbeitswelt arbeiten zahlreiche Unternehmen noch immer mit manuellen Prozessen. Dokumente ausdrucken, unterschreiben und dann wieder einscannen oder sogar per Post verschicken – das ist oftmals die Regel und kostet sehr viel Zeit, die durch die Digitalisierung des Signaturprozesses eingespart werden kann.

Effizienzsteigerung mit der digitalen Signatur

Die Digitalisierung der Signaturprozesse lässt sich mit Hilfe von DocuSign schnell und effizient umsetzen. Unabhängig davon, ob es sich dabei um einen Angebots- bzw. Bestellprozess oder um interne Prozesse (Genehmigungen etc.) handelt. Denn manuelle Prozesse kosten in vielen Fällen nicht nur Zeit. So zum Beispiel, wenn Skonti nicht genutzt werden können oder sich Folgeprozesse verzögern, hat dies messbare monetäre Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.

Vermeidung von Medienbrüchen

Durch den digitalen Prozess können Sie alle gängigen Dateiformate innerhalb der Lösung unterzeichnen. Auf diese Weise werden Dateien zwischen Informationsmedien schnell übertragen, ohne dass Sie manuelle Änderungen vornehmen oder auf andere Systeme zurückgreifen müssen. Das gestaltet die Übertragungskette ungemein effizienter. Ein weiterer Mehrwert besteht in den 350 Konnektoren, die Out-of-the-box verfügbar sind. So zum Beispiel für SAP, SAP SalesForce oder Microsoft. Auf Wunsch unterstützen wir Sie hierzu gerne – sei es in der Beratung oder auch der Integration.

Minimierung der Sicherheitsrisiken

Jede Signatur, die mit DocuSign getätigt wird, ist rechtlich bindend und nach der höchsten Sicherheitsstufe ISO27001 zertifiziert. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre sensiblen Dokumente und verhindern Sie einen Datenverlust auf physischen Dokumenten.

Schaffung von rechtlich bindenden Signaturen

Nach jeder abgeschlossenen Transaktion erhalten alle Unterzeichner ein „Certificate of Completion“ seitens DocuSign mit Angabe eines PKI Codes. Dieses Zertifikat enthält Informationen über die IP-Adresse der Unterzeichner, sowie einen Zeitstempel, um die Signatur rechtsbindend zu verifizieren. Somit sind Sie im Falle eines eventuellen Rechtsstreits abgesichert.

Ökonomisch & Ökologisch

Neben den unmittelbaren Kosten für Porto, Toner und Papier, werden auch weitere Kosten durch die Digitalisierung des Signaturprozesses eingespart. So zum Beispiel werden der Mitarbeiteraufwand und die eigentlichen Prozesskosten reduziert. Auf diese Weise wird nicht nur der Weg zu einer umweltorientierten Unternehmenspolitik geebnet, sondern auch ein schneller ROI erzielt.

• Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung in Form von Workflows
• Minimierung von Sicherheitslücken durch die Reduktion physischer Dokumente
• Kostenersparnis durch wegfallende Versand-, Toner- und Papierkosten
• Zusätzlicher Effizienzgewinn durch digitalen Versand und Signatur
• Qualitätsverbesserung durch End-to-End Prozesse
• Nachhaltigkeit durch die Schonung von Mitarbeiter- und Materialressourcen
• Rechtssicherheit durch anerkannte Signaturen

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